外貿(mào)跟單員應(yīng)該怎樣審查訂單及流程
一、合同、訂單的形式
在對外貿(mào)易中， 跟單員接到的訂單形式?jīng)]有特定的限制，常見的有以下幾種形式：
(一)合同
出口合同根據(jù)草擬人的不同，有銷貨合同(Sales Contract)和購貨合同(Purchase Contract)，前者由賣方草擬，后者由買方草擬。合同內(nèi)容一般包括三部分：合同首部、合同主體和合同尾部。
(二)確認書
確認書(confirmation)是合同的簡化形式，對于異議、索賠、仲裁、不可抗力等一般條款都不會列入，使用第一人稱語氣。根據(jù)草擬方的不同，分別命名為售貨確認書(Sales Confirmation)和購貨確認書(Purchase Confirmation)。這種格式的合同，適用成交金額不大、批次較多的輕工日用品、小土特產(chǎn)品，或已有包銷、代理等長期協(xié)議的交易。
(三)協(xié)議書
“協(xié)議書”或“協(xié)議”在法律上是“合同”的同義詞。除非是“初步協(xié)議”(Preliminary Agreement)或“原則性協(xié)議”(Agreement in General)，且協(xié)議內(nèi)訂明：“本協(xié)議屬初步性質(zhì)，正式合同有待進一步洽商后簽訂”(This agreement is of preliminary nature，a formal contract will be signed after further negotiation)或作出其他類似意義的聲明，以明確該協(xié)議不屬正式有效的合同性質(zhì)。
(四)備忘錄
備忘錄也可作為書面合同的形式之一，但在跟單中較少使用。它在法律上對雙方不具有約束力。
(五)意向書
意向書只是雙方當(dāng)事人為了達成某項協(xié)議所作出的一種意愿的表示(Expression of Intentions)，它不是法律文件，對雙方?jīng)]有約束力。
(六)訂單和委托訂購單
訂單(Order)是指由進口商或?qū)嶋H客戶擬制的貨物訂購單。委托訂購單(Indent)是指由代理商或傭金商擬制的代客購買貨物的訂購單。
二、審查合同、訂單
審查合同(包括合同初稿)的內(nèi)容主要包括貨物的名稱、質(zhì)量、數(shù)量、單價、交貨期限、交貨方式、付款方式及包裝等要求。
(一)審查貨物名稱(Name of Commodity)
跟單員 在審查貨物的品名條款時，應(yīng)注意下列事項：
1.內(nèi)容是否明確、具體，避免空泛、籠統(tǒng)的規(guī)定。
2.該貨物是否是企業(yè)能夠供應(yīng)且買方需要的商品，凡做不到或不必要的描述性的詞句都不應(yīng)列人品名條款。
3.是否使用國際上通用的名稱，若使用地方性的名稱，交易雙方是否事先就其含義達成共識。某些新商品的定名及其譯名是否準(zhǔn)確、易懂，并符合國際上的習(xí)慣稱呼。
4.是否選用了合適的品名，以便減低關(guān)稅、方便進出口和節(jié)省運費開支。
(二)審查貨物質(zhì)量(Quality)要求
貨物質(zhì)量的表示方法主要有以下幾種：
1.憑規(guī)格。規(guī)格是指用以反映貨物質(zhì)量的若干主要指標(biāo)，如成分、含量、純度、大小、長短、粗細等。
2.憑等級。等級是指同一類貨物，根據(jù)長期生產(chǎn)和貿(mào)易實踐，按其品質(zhì)差異、重量、成分、外觀或效能等的不同，用文字、數(shù)碼或符號所作的分類。“憑等級買賣”只需說明其級別，即可明確買賣貨物的質(zhì)量。
3.憑標(biāo)準(zhǔn)。標(biāo)準(zhǔn)可分為國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、地方標(biāo)準(zhǔn)和企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)四種。
4.憑牌號或商標(biāo)。在國際市場上信譽良好、品質(zhì)穩(wěn)定，并為買方所熟悉的貨物，可憑牌號或商標(biāo)對外銷售。牌號和商標(biāo)是區(qū)分和識別貨物質(zhì)量的標(biāo)志。所以，在憑牌號或商標(biāo)的買賣中，即使在合同中不具體規(guī)定質(zhì)量和規(guī)格，賣方在交貨時仍必須按該牌號或商標(biāo)所通常具有的質(zhì)量交付貨物，否則，不僅構(gòu)成違約，而且做壞“牌子”。
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